Windykacja należności jest żmudną operacją dla wielu firm, utrudniającą ich rozwój. Do koniecznego, lecz czasochłonnego odzyskiwania można podejść w inny sposób, przyjmując od początku przemyślaną strategię i stosując odpowiednie narzędzia. Poniżej przedstawiamy 5 sposobów na naciskanie na dłużnika w celu odzyskania należności. Pierwsze z nich obejmują odpowiednie przygotowanie i upomnienia w formie elektronicznej, a następnie drogą tradycyjnej poczty. Nowoczesne odzyskiwanie długów proces sądowy zakłada dopiero na samym końcu.
Windykacja należności – na początek przygotowanie pliku zbiorczego
Niezbędną operacją od samego początku jest zbudowanie pliku zbiorczego. Są to niezbędne kroki weryfikacyjne w stosunku do firmy klienta w celu dokładniejszego poznania jej:
- wypłacalności,
- ogólnej prezentacji i
- sytuacji ekonomicznej, aby uniknąć oszustw.
Używając bardzo prostych narzędzi, uzyskujesz istotne informacje potwierdzające dobry stan zdrowia lub nie firmy klienta. Im więcej informacji masz do dyspozycji, tym większą masz pewność, że zaczynasz na solidnych podstawach komercyjnych.
Jednym z podstawowych narzędzi do użycia jest sprawdzenie kogoś w Krajowym Rejestrze Długów. W przypadku osób prawnych, nie potrzeba ich zgody na weryfikację stanu zadłużenia.
Drugim krokiem jest praca nad zabezpieczeniem umowy. Musisz być w stanie udowodnić, że towary zostały dostarczone lub że byłeś w stanie wykonać usługę. Aby dostarczyć te elementy do swojego pliku zbiorczego, można załączyć różne dokumenty i wiadomości e-mail bezpośrednio z programu do wystawiania faktur. Podpis elektroniczny na dokumentach, jak również różne akcje doręczeniowe z Twojej strony są dodatkowymi dowodami, które pomogą Ci zbudować plik.
Przejście do upomnień polubownych za pomocą poczty elektronicznej
Działanie pozasądowe jest niezbędnym punktem wyjścia w strategii zbierania dowodów i odzyskiwania długów. Konieczne jest rozpoczęcie tego procesu od elastycznego języka, bez bezpośredniego wchodzenia w agresywny dialog. Po upłynięciu terminu należy kontynuować przypomnienia, ale tym razem używając znacznie mniej ugodowych słów.
Właściwa równowaga istnieje między językiem komercyjnym a językiem firmy. Niemniej jednak, musi istnieć możliwość rejestrowania tych różnych przypomnień poprzez oprogramowanie śledzące.
Sprawdź: Jak upominać się o zwrot pożyczki? Rozmowa i ustalenie terminu spłaty
Odzyskiwanie długu poprzez wysyłanie przypomnień zwykłą pocztą
Jeśli mimo różnych podejść nie uda ci się, będziesz musiał przejść do następnego kroku, którym jest wysyłanie różnych przypomnień Pocztą Polską lub kurierem. Można to nazwać fazą procesową, którą można bezpośrednio kontrolować za pomocą specjalistycznego oprogramowania do fakturowania. W Internecie można znaleźć sporo takich ofert.
Wszystkie informacje administracyjne są bezpośrednio pogrupowane, aby ułatwić ten proces. Co więcej, wystarczy kilka kliknięć, aby edytować odpowiedni dokument poprzez skojarzenie go z danymi dowodowymi dla oczywistej efektywności. Ponieważ przeszedłeś do procesu na wyższy poziom, Twój klient powinien wcześniej przekazać Ci wiadomości, abyś mógł wymienić się nimi z ich działem księgowym.
Sprawdź też: Spirala zadłużenia – czym jest i jak uniknąć pętli długów?
List polecony w sprawie formalnego zawiadomienia
Mimo, że postępowałeś uważnie według poprzednich kroków, Twój klient może nie wykazywać oznak życia. Im więcej czasu mija, tym dłuższe staje się opóźnienie i trzeba koniecznie sformalizować odzyskiwanie długu. W tym celu konieczne jest sporządzenie formalnego listu w formacie listu poleconego.
Wersja tradycyjna polega na ręcznym wykonaniu czynności polegającej na napisaniu i wydrukowaniu formalnego powiadomienia, a następnie zabraniu go na najbliższą pocztę w celu uzyskania potwierdzenia odbioru.
Obecnie istnieją inne rozwiązania, które są równie skuteczne i znacznie szybsze, po prostu poprzez wykorzystanie formalnego powiadomienia przez Internet. Dzięki dostosowanemu oprogramowaniu będziesz mógł wysłać dokument bezpośrednio do firmy klienta, mając do dyspozycji dowód wpłaty, który ma dokładnie taką samą wartość jak potwierdzenie odbioru, które otrzymasz za pośrednictwem poczty.
Sprawdź też: Jak wyjść z długów nie mając pieniędzy – jak spłacić chwilówki i dług komorniczy?
Działania prawne do Twojej dyspozycji w przypadku sporu sądowego
Jeśli Twój klient nadal nie jest zdecydowany na kontakt z Tobą lub po prostu odmawia zapłaty, prawo oferuje Ci kilka rozwiązań w celu podjęcia różnych działań windykacyjnych. Aby wybrać najodpowiedniejsze rozwiązanie, ważne jest, aby określić wielkość szkody oraz charakter klienta. Po rozważeniu tych różnych opcji, będziesz mógł skorzystać z najkorzystniejszego rozwiązania.
Pierwszym rozwiązaniem jest po prostu zwrócenie się do sądu w celu złożenia skargi. Sędzia może wydać nakaz zapłaty, który będzie służył jako tytuł egzekucyjny dla klienta, który odmówi zapłaty. Po jego otrzymaniu należy udać się do komornika sądowego w celu jego wykonania.
Ale nie jest to jedyne rozwiązanie, które można rozważyć. Możesz również zwrócić się do profesjonalnej firmy windykacyjnej, która zajmie się wszystkimi niezbędnymi krokami i działaniami. Dzięki temu nie tracisz czasu na pewne procedury administracyjne, których nie potrafisz opanować.
Sprawdź: Intercyza – co to jest rozdzielność majątkowa? Sposób na długi i kłótnie w związku?
Bez względu na to, jakie rozwiązanie rozważasz w kontekście windykacji, ważne jest, aby skrupulatnie przestrzegać poszczególnych opisanych powyżej kroków, a przede wszystkim, aby stworzyć plik o bardzo wysokiej jakości.
Im więcej dowodów zgromadzisz, tym łatwiej będzie Ci odzyskać pieniądze. Jeśli nieuczciwy kontrahent jest wypłacalny, otrzymasz nie tylko należną kwotę, ale także zwrot różnych opłat, które musiałeś zapłacić z góry. To właśnie z tych różnych powodów lepiej jest wyposażyć się w specjalistyczne oprogramowanie, pozwalające na zarządzanie firmą również w kontekście windykacji.